Suomi on kesätapahtumien luvattu maa, jossa onnistuneet tapahtumat keräävät valtavia määriä yleisöä. Väenpaljouden varjopuolena ovat ruuhkat ja tungos, minkä myötä kasvaa riski, että jotain sattuu. Varautumalla vältät vahingot ja varmistat tapahtumasi suosion jatkossakin.
Tapahtumaturvallisuus on tärkeä osa onnistunutta tapahtumaa ja tutkimuksemme mukaan myös tapahtumavieraat odottava toimivia turvajärjestelyjä. Tässä tapahtumakonkareiltamme muutama turvallisuusvinkki, joiden avulla teet tapahtumastasi turvallisen ja sujuvan.
1. Aloita suunnittelu sijainnista
Tapahtuman sijainnilla on tärkeä merkitys paitsi kulkuyhteyksien myös turvallisuuden kannalta. Varmista siis, että tapahtuma-alue soveltuu suunnittelemallesi tapahtumalle. Arvioi, mahtuuko paikalle odotettu yleisömäärä saapumaan alueelle ja oleskelemaan siellä. Pääseekö alueelta helposti pois? Entä, jos joudutaankin sulkemaan osa reiteistä esim. onnettomuuden vuoksi?
2. Käynnistä tapahtumajärjestelyt hyvissä ajoin
Parhaat paikat viedään päältä, joten aloita suunnittelu ajoissa. Tee tilavaraukset ja täytä tarvittavat lupahakemukset. Kun toimit ajoissa, sinulla jää aikaa toteuttaa mahdolliset viranomaisten edellyttämät erikoisjärjestelyt.
3. Varaudu kartoittamalla mahdolliset riskit etukäteen
Selvitä vaaran paikat. Aiheuttaako alue tai maasto riskin yleisölle? Onko kohderyhmä tai ohjelma sellaista, joka voi aiheuttaa itselleen tai toisilleen vaaraa? Mieti mitä kaikkea voi tapahtua ja miten ohjeistat henkilökunnan reagoimaan erilaisiin tapahtumiin.
4. Hanki riittävästi resursseja
Aina tulee tehtäviä, joita ei ole osattu tai voitu ottaa huomioon. Varmista, että paikalla on riittävästi ensiaputaitoista henkilökuntaa. Muista, että järjestyksenvalvoja on tapahtumajärjestäjän paras kaveri.
5. Määrittele pelisäännöt ja toimintaperiaatteet
Varmista, että toimintatavat ovat yhtenäiset ja koko henkilökunnan tiedossa. Pidä huolta, että henkilökunta toimii niiden mukaisesti. Huolehdi, että tieto kulkee myös tapahtuman aikana henkilökunnan kesken esim. radiopuhelimilla.
Ja extravinkki: Arvosta tapahtumavieraitasi ja henkilökuntaasi, joka heistä huolehtii
Järjestä riittävä tauotus, ruokailut ja kahvitukset, jotta väki jaksaa palvella tapahtumavieraita. Näin luot tapahtumaan kaikille hyvän ilmapiirin.
Jos sinulla ei ole aiempaa kokemusta tapahtuman järjestämisestä, älä epäröi pyytää apua. Osaava turvapalveluyhtiö voi auttaa sinua esimerkiksi tapahtuman turvallisuus- ja pelastussuunnitelmien laatimisessa sekä viranomaisilta haettavien lupien kanssa. Kun otat osaavan yhteistyökumppanin huolehtimaan turvallisuudesta, voit itse keskittyä itse tapahtuman järjestämiseen.
Kaipaatko lisätietoa? Lataa ja lue tapahtumajärjestäjän opas Varaudu, varmista ja onnistu.
