Suurin osa kesän tapahtumista on jo ollut, paljon on vielä edessä. Nyt on hyvä aika arvioida, kuinka tapahtumaturvallisuus hoitui ja mitä voisi seuraavalla kerralla tehdä toisin. Tässä muutama vinkki, joiden avulla teet tapahtumasta turvallisen ja sujuvan.
- Aloita järjestelyt hyvissä ajoin. Tee tilavaraukset ja täytä tarvittavat lupahakemukset. Jos sinulla ei ole aiempaa kokemusta tapahtuman järjestämisestä, älä epäröi pyytää apua. Osaava turvapalveluyhtiö voi auttaa sinua myös viranomaisilta haettavien lupien kanssa.
- Tunnista ja selvitä riskit etukäteen. Selvitä vaaran paikat. Aiheuttaako alue tai maasto riskin yleisölle? Onko kohderyhmä sellaista, joka voi aiheuttaa itselleen tai toisilleen vaaraa?
- Varmista omat resurssisi. Jos otat osaavan yhteistyökumppanin huolehtimaan turvallisuudesta, voit itse keskittyä itse tapahtuman järjestämiseen.
- Mitä tarjoiluja ja palveluita tapahtumassa on? Miten yleisön on tarpeen varustautua? Tuoko yleisö esimerkiksi omia eväitä?
- Soveltuuko tapahtuma-alue suunnittelemallesi tapahtumalle? Arvioi, mahtuuko paikalle odotettu yleisömäärä saapumaan alueelle ja oleskelemaan siellä. Pääseekö alueelta helposti pois? Entä, jos joudutaankin sulkemaan osa reiteistä esim. onnettomuuden vuoksi?
- Muista ENTÄ JOS -ajattelu. Mieti mitä kaikkea voi tapahtua ja miten ohjeistat henkilökunnan reagoimaan erilaisiin tapahtumiin.
- Huolehdi viestinnän varmistamisesta henkilökunnan kesken, esim. radiopuhelimilla.
- Varaa riittävästi resursseja! Aina tulee tehtäviä, joita ei ole osattu tai voitu ottaa huomioon. (+1 ajattelu) Varmista, että paikalla on riittävästi ensiaputaitoista henkilökuntaa. Muista, että järjestyksenvalvoja on tapahtumajärjestäjän paras kaveri.
- Määrittele pelisäännöt ja toimintaperiaatteet. Varmista, että toimintatavat ovat yhtenäiset ja koko henkilökunnan tiedossa. Pidä huolta, että henkilökunta toimii niiden mukaisesti.
- Varmista hyvä palvelu tapahtumavieraille. Arvosta henkilökuntaasi ja luo heille hyvä työilmapiiri, jotta he palvelevat vieraitasi hyvällä mielellä. Järjestä riittävä tauotus, ruokailut ja kahvitukset.
Lue lisää asiantuntijoidemme vinkkejä tapahtumajärjestäjän oppaasta Varaudu, varmista ja onnistu.
