Suurimmaksi osaksi arki työpaikoilla sujuu jouhevasti ja saman kaavan mukaan. Yllättäviä poikkeustilanteita tulee kuitenkin silloin tällöin eteen ja yhteistä niille tuntuu olevan se, että ne saattavat olla ihan millaisia tilanteita tahansa. Tiedätkö, miten sinun arkesi pakka pysyy kasassa, vaikka kaikki palaset ei olisi paikoillaan? Kokosimme tähän artikkeliin viisi vinkkiä, joiden avulla poikkeustilanteista selviää helpommalla.
1. Mieti aina, ”mitä jos”
Harva meistä pystyy kuvittelemaan, että jokin kriisi tai onnettomuus osuu juuri omalle kohdalle. Mutta se saattaa osua, ja juuri se on turvallisuusajattelun lähtökohta. Turvallisuusalan ammattilaiset osaavat varautua myös mahdottomaan ja miettiä läpi kaikki mahdolliset ”mitä jos” -tilanteet. Kun niiden pohjalta suunnitellaan useita erilaisia toimintamalleja, tilanteen sattuessa tiedetään, mitä pitäisi tehdä.
Erilaisten poikkeustilanteiden varalle laadittujen ohjeiden ja suunnitelmien on hyvä olla kirjallisessa muodossa, ja ne pidetään aina ajan tasalla. Kun ohjeet ovat riittävän yksityiskohtaiset, tositilanteessa ei tarvitse jäädä miettimään esimerkiksi sitä, millä sanoilla rakennuksessa olijoille ilmoitetaan tulipalosta.
2. Pidä silmällä ympäristöä
Turvallisuuteen ei vaikuta ainoastaan se, mitä omien seinien sisällä tapahtuu, vaan myös kaikki ulkopuolella tapahtuva. Millaista toimintaa samassa rakennuksessa tai lähistöllä on? Järjestetäänkö alueella isompia tapahtumia? Pääseekö paikalle helposti julkisella liikenteellä?
Mitä enemmän alueella on toimintaa ja ihmisiä, sitä suuremmalla todennäköisyydellä ympäristön tapahtumat vaikuttavat myös omaan turvallisuuteen ja luovat arkeen odottamattomia yllätyksiä.
3. Luota ammattilaisiin ja kuuntele ohjeita
Jos jokin poikkeustilanne osuu kohdalle, voidaan luottaa siihen, että turvallisuudesta vastaavat henkilöt ovat varautuneet kaikkeen. Silloin pitää vain pysyä rauhallisena, kuunnella ohjeita ja toimia niiden mukaan.
Esimerkiksi voimankäyttötilanteet saattavat näyttää rajuilta, mutta niihin on kuitenkin aina syynsä. Sivullisten kannattaa pysytellä etäällä ja antaa ammattilaisten hoitaa työnsä.
4. Ohjeista etätyöläisiä
Poikkeustilanne voi olla myös omasta toiminnasta ja organisaatiosta riippumaton todellinen yllätys – kuten Suomenkin valloittanut koronapandemia. Siihen liittyvät rajoitukset ja etätyösuositukset tulivat monelle organisaatiolle täydellisenä pommina. Jos työpaikalla ei ole aikaisemmin tehty etätöitä, niiden varalle ei ole olemassa suunnitelmia tai ohjeistusta.
Onko kaikilla työntekijöillä mahdollisuus viedä tietokone kotiin ja pääseekö tiedostoihin turvallisesti käsiksi myös kotikonttorilta? Ovat asiakirjat saatavilla sähköisinä versioina? Jos työhön liittyy paperisia asiakirjoja, miten niitä kuljetetaan turvallisesti? Voiko töitä tehdä vain kotona vai myös vaikkapa kahvilassa?
Viimeistään nyt on aika laatia ohjeet etätöiden tekemiselle. Etenkin tiedon johtamiseen ja turvaamiseen pitää tehdä selkeä suunnitelma. Hävinnyttä omaisuutta voi saada takaisin tai korvata, mutta vääriin käsiin karannut tieto on mennyttä.
5. Älä tingi turvallisuudesta puolityhjälläkään työpaikalla
Vaikka etätyön yleistyminen siirtääkin työntekijöitä kotikonttorille, toimitilojen turvallisuudesta ja verkkoturvallisuudesta ei pidä tinkiä. Etätöissä etenkin tietoturva on erittäin tärkeä asia.
Vähäväkinen toimipiste on jo itsessään pieni turvallisuusriski, sillä turvallisuushavaintoja tehdään tavallista vähemmän. Jos esimerkiksi jokin ovi reistailee, vikaa ei havaita, jos kukaan ei käytä kyseistä ovea. Toisaalta ruuhkattomissa toimitiloissa on helpompi analysoida oloja: toimivatko turvatekniset asiat, ovatko ulkovalot kunnossa ja niin edelleen.
Turvallisuuskulttuurin ylläpitäminen ei ole normaalioloissakaan maailman helpoin tehtävä, puhumattakaan sitten poikkeustilanteesta, jossa suuri osa työntekijöistä tekee etätöitä. Siksi onkin erittäin tärkeää pitää turvallisuusasioita framilla myös etätöissä ja järjestää siihen yhteistä aikaa.
Artikkelia varten on haastateltu Avarn Securityn asiakaskohteiden turvallisuudesta vastaavia henkilöitä.
Voimmeko auttaa sinua?
